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Le Règlement Général sur la Protection des Données a été promulgué en 2016, mais ce texte ne sera pleinement applicable qu’à partir du 25 mai 2018. Après cette date, les autorités de contrôle seront particulièrement exigeantes en matière de gouvernance de données. Les établissements concernés doivent respecter cette nouvelle réglementation au risque de recevoir des sanctions diverses.
Les opérations à entreprendre pour se conformer au RGPD
Pour être en conformité au RGPD, il faut tout d’abord comprendre les grands principes de cette règlementation. Ce règlement européen octroie de nouveaux droits aux citoyens. Ces derniers peuvent consulter ou encore récupérer leurs fichiers collectés par un établissement quelconque. Dans ce contexte, les entreprises présentes sur internet doivent traiter rapidement les réclamations venant des particuliers.
Tout comme la loi Informatique et Libertés, le RGPD souligne l’importance des demandes de consentement avant toute opération de collecte. Les conditions d’utilisation et de vente devront également être publiées. Aucune mention pré-cochée ne devra être présente. Cela permet de s’assurer qu’aucun processus ne sera réalisé à l’insu des tiers.
Désormais, il faudra aussi créer un registre de traitement. Celui-ci permettra d’avoir une vue globale sur tous les workflows. Ainsi, les administrateurs identifieront rapidement les points de non-conformité. Cette base de données sera utile aux agents de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Elle facilitera la mise en œuvre des contrôles de routine.
Quelques entreprises doivent également recruter un Data Protection Officer. Ce responsable veillera au respect des dispositions du RGPD et sera le représentant légal de la compagnie aux yeux des autorités de contrôle.
Un logiciel DPO : un outil indispensable pour se conformer au RGPD
Les opérations de mise en conformité au RGPD exigent des compétences particulières. En outre, puisqu’il s’agit de manipuler des données, le responsable devra absolument se doter d’un outil adapté.
L’usage d’un logiciel RGPD est particulièrement conseillé. Cet utilitaire a été conçu pour faciliter la tenue du registre par le DPO. Néanmoins, son ergonomie permet à tout un chacun de s’en servir. Il va faciliter l’analyse des données traitées et simplifier la mise en œuvre d’un audit. Il est également mis à jour afin de prendre en compte les nouvelles directives européennes.
Afin de se procurer un utilitaire de ce type, il suffit de consulter un éditeur qualifié. Depuis quelques mois, plusieurs agences proposant ces produits peuvent être contactées sur internet. Ces structures demandent une somme raisonnable et leurs offres sont à la portée des e-commerçants qui souhaitent se conformer au RGPD.