Sommaire
Quelle que soit la taille de son établissement, il est devenu indispensable pour tout hôtelier de s’équiper d’un logiciel de gestion hôtelière ou PMS afin d’en optimiser l’exploitation et d’en accroître la rentabilité. Pour choisir le bon logiciel hôtelier parmi la multitude qui existe aujourd’hui sur le marché, il est primordial d’opter pour celui ayant les fonctionnalités essentielles à la gestion d’un établissement. Alors, quels sont les services qu’il doit proposer ? Réponses dans la suite !
Quelles sont les propriétés de base d’un logiciel hôtelier ?
Le PMS comporte de multiples applications, mais sa fonction principale reste la gestion. Il doit en effet, permettre de gérer l’ensemble des tâches qui découle du fonctionnement d’un hôtel, de façon optimale.
La gestion de l’hébergement
La gestion de l’hébergement est la fonction de base d’un logiciel hôtelier. Il doit en effet, prendre en charge non seulement les réservations, le planning des disponibilités des chambres et des suites, mais aussi d’autres aspects comme la facturation.
Support de gestion optimale la répartition des chambres, le planning des réservations constitue un point important et le PMS permet synchroniser le planning des réservations et celui des chambres. Le logiciel de gestion hôtelière induit une automatisation de certains processus de la relation client comme l’envoi automatique de mail de confirmation de réservation, de remerciements après un séjour, et de gérer les annulations et les demandes d’acompte.
Le logiciel hôtelier doit automatiser certaines tâches redondantes, mais doit également pouvoir simplifier la facturation de la prestation d’hébergement en prenant automatiquement en compte les tarifs adaptés à chaque saison, les offres spéciales. Pour ce faire, il doit créer les documents comptables comme les devis, les factures, les avoirs, appliquer le tarif selon la saison et la catégorie de la chambre, calculer la taxe de séjour et prendre en charge les règlements, les acomptes et les relances.
La gestion des autres services
Il est rare que l’activité d’un hôtel se réduise à l’hébergement. Il peut proposer un service de restauration et des activités annexes. Grâce à ses fonctionnalités, un logiciel hôtelier doit aussi permettre de gérer ces dernières.
Relié avec les logiciels gérant ces activités, il peut par exemple servir à collecter le montant des notes du restaurant, récupérer automatiquement les tickets de caisse du restaurant et simplifie de façon conséquente la facturation globale du séjour lors du départ du client. Le logiciel de gestion hôtelière doit aussi permettre au département ménage de communiquer directement à la réception, le statut des chambres afin d’augmenter la rapidité du service et la cohérence entre les différentes équipes de l’hôtel (plus de détails sur https://www.gataka.fr/).
Quelles sont les autres fonctionnalités d’un bon logiciel hôtelier ?
Un logiciel hôtelier ne se concentre pas uniquement sur la gestion, il doit également avoir quelques autres propriétés.
La distribution
Les canaux de distribution sont les différents moyens permettant aux clients d’un hôtel de réserver un séjour. On distingue par exemple le booking engine ou moteur de réservation qui est intégrée au site web de l’établissement et par lequel il est possible de vérifier les disponibilités et le prix des chambres et d’effectuer une réservation. Grâce au PMS, l’hôtel doit pouvoir recevoir directement les réservations, communiquer avec ses clients et mettez à jour en temps réel les disponibilités sur tous ses canaux de distribution.
Les rapports d’activité
Un logiciel hôtelier doit absolument disposer d’un module de reporting. Pour gérer un hôtel, les décisions doivent se prendre en tenant compte des chiffres et statistiques et l’hôtelier peut s’appuyer sur les rapports d’activité de son établissement afin de les analyser. Le logiciel de gestion hôtelière peut faire des rapports d’occupation, des comparatifs des années passées, ou des statistiques selon les indicateurs de performance.